このページでは、警備業法第45条（警備員の名簿等）で定められている「備え付け書類」のなかの「警備員名簿」について細かく紹介しています。
名簿に記載すべき項目や、添付すべき書類等に関しましては、警備業法施行規則第66条第1項第1号に細かく書かれていますので、興味のある方は、そちらもご参照ください。
まず、書式に関してですが、特に定められたものはありませんが、警備業協会が指導する書式というものが存在しますので、それに沿ってご紹介したいと思います。
このページの目次
- 警備業協会が指導する書式
- 名簿に記載すべき項目
- 当該警備員に対して行った警備員教育にかかる実施年月日、内容、時間数、及び、実施者の氏名
- 所持している合格証明書に関する事項
- 所持している警備員指導教育責任者資格者証に関する事項
- 所持している機械警備業務管理者資格者証に関する事項
- 警備員の顔写真
- 書式のダウンロード
- 警備員名簿
- 教育実施状況（新任教育）
- 教育実施状況（現任教育）
警備業協会が指導する書式
警備業協会が指導する書式は以下のようなものです。
表面には警備員の情報を記入し、裏面には新任教育の実施状況を記載するような形になっています。
名簿に記載すべき項目
警備員名簿に記載すべき項目は以下の通りです。
- 氏名、本籍、住所、生年月日、採用年月日、退職年月日
- 当該警備員に対して行った警備員教育にかかる実施年月日、内容、時間数、及び、実施者の氏名
- 従事させる警備業務の内容
- 所持している合格証明書に関する事項
- 所持している警備員指導教育責任者資格者証に関する事項
- 所持している機械警備業務管理者資格者証に関する事項
- 警備員の顔写真
- 警備員が退職した場合は、退職年月日
退職者の名簿管理と誤廃棄の防止
退職した警備員の名簿の取り扱いも、管理上の重要なポイントです。退職年月日の記載漏れはもちろんですが、退職後すぐに名簿を破棄してしまうと業法違反となります。退職者の名簿は退職日から起算して3年間保存する義務があります。
実務上は、在籍者用のファイルから名簿を抜き取り、専用の「退職者名簿ファイル」へ移行させます。その際、ファイル内に「〇年〇月廃棄予定」というインデックスを月別に作成して仕分けることで、法定保存期間の遵守と、期間経過後の速やかな個人情報廃棄を両立させることができます。
当該警備員に対して行った警備員教育にかかる実施年月日、内容、時間数、及び、実施者の氏名
警備員の教育実施状況に関しては、警備員名簿の裏面に、新任教育の実施状況を記載します。
以降の現任教育に関しては、別紙を用意し、実施の度に追記するようにしましょう。
教育実施状況の記載例を紹介しておきます。
新任教育
現任教育
教育実施簿との「日付・時間数の矛盾」による監査リスク
名簿の裏面（または別紙）に記載する「教育実施状況」で最も警戒すべきは、単独の記載ミスではなく、別途備え付けている「教育実施簿」との矛盾です。
立入検査では、警備員名簿の教育欄と、教育実施簿の該当者の記録が照合されます。ここで「実施年月日」「内容」「時間数」に1時間でもズレがあると、書類の信憑性が疑われ、最悪の場合は虚偽記載とみなされます。入力ミスを防ぐため、教育完了後は「教育実施簿」と「警備員名簿」を必ず2点セットで同時に更新し、管理職が両方の書類を突き合わせてダブルチェックを行う体制が不可欠です。
所持している合格証明書に関する事項
当該警備員が合格証明書を所持している場合は以下のことを記載する必要があります。
- 当該合格証明書に係る警備業務の種別及び級
- 当該合格証明書を交付した公安委員会の名称
- 当該合格証明書の交付年月日及び合格証明書の番号
所持している警備員指導教育責任者資格者証に関する事項
警備員指導教育責任者資格者証を所持している場合は、以下のことを記載する必要があります。
- 資格者証を交付した公安委員会の名称
- 資格者証の交付年月日
- 資格者証の番号
- 当該資格者証に係る警備業務の区分
所持している機械警備業務管理者資格者証に関する事項
機械警備業務管理者資格者証を所持している場合も同様に以下のようなことを記載する必要があります。
- 資格者証を交付した公安委員会の名称
- 資格者証の交付年月日
- 資格者証の番号
警備員の顔写真
顔写真は、3年以内に撮影した無帽、正面、上三分身の縦3ｃｍ×横2.4ｃｍの無背景というように細かく条件が決められています。
また3年以内というの、常に3年以内の写真を張り付けないという意味合いなので、実質的に3年ごとに当該警備員の写真を撮影し、新たに張り付ける必要があります。
立入検査で狙われる「写真の3年更新」の実務対策
顔写真の「3年以内の更新」は、警察の立入検査において非常に高い確率でチェックされ、指摘を受けやすい項目です。数十名規模の警備員を抱える事業所では、個々の警備員の写真期限をエクセル等で管理していても、本人に提出を求めると「忘れた」「不適切な写真（背景あり・帽子着用など）を持ってきた」といったトラブルが頻発し、更新が遅れる原因となります。
これを防ぐための実務的な解決策は、個人の提出に依存しないことです。半年に一度、全員が集まる「現任教育」の場に管理部門がデジタルカメラと白背景用の模造紙を用意し、更新時期が近い隊員の写真をその場で一斉に撮影・印刷する業務フローを構築することで、更新漏れを物理的にゼロにすることが可能です。
書式のダウンロード
もし、警備員名簿等の書式が必要な方は以下のリンクからダウンロードしてください。
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