備え付け書類
警備業者は、警備業法第45条に定められている通り、所属する警備員の名簿や、その他警備業務に関連する書類を、常に事務処理備えてつけておくよう定められています。
このページではその「備え付け書類」にどんなものがあるのか、また、様式、書き方等はどうしたらいいのかについてご紹介させていただきます。
警備業者が備え付けなければいけない書類一覧
備え付け書類の内容に関しては、警備業法施行規則第66条（警備員の名簿等）に記載されていますが、必要な書類としては以下の通りになります。
- 警備員の名簿（退職から1年間保存 ※現職者は常備）
- 確認票（退職から1年間保存）
- 護身用具の種類ごとの数量を記載した書面（常に最新の状態にすること）
- 指導計画書（作成した年度の終了後2年間）
- 教育計画書（作成した年度の終了後2年間）
- 教育実施簿（教育実施後2年間）
- 警備契約先一覧表（常に最新の状態にすること）
- 苦情処理簿（苦情処理の終了後2年間）
法定備え付け書類には該当しない備え付け書類
書類整理・監査対策のおすすめアイテム
法定備え付け書類は保存期間が長く、毎年の監査（立ち入り検査）でも必ずチェックされる重要書類です。 100均のファイルではなく、きちんとした定番用品で整理しておくと、警察官への心証も良くなります。
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背表紙が綺麗に揃っているだけで、事務所全体がしっかり管理されている印象になります。監査対応の基本です。
手書きの背表紙は避けましょう。年度ごとに「令和〇年度 教育実施簿」など統一されたラベルを作るのに必須です。
保存期間（1年〜2年）が過ぎた名簿や日報をそのまま捨てるのは、個人情報漏洩のリスクがあります。ホチキスごと細断できる業務用が一台あると安心です。
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