勤怠にLINEを活用「Synaptel(シナプテル)」
警備員のスマートフォンや携帯電話と、管制のパソコンをインターネットでつなぎ、業務報告や作業指示を効率的に行うことができるアプリケーション「Synaptel(シナプテル)」が警備業界で活用されている。警備会社にとってどのようなメリットがあるのか、実際に活用しているセキュリティロード(宮崎市、齊藤慎介社長)を取材した。
このアプリはハンガリーで開発され、「シナプテル・ジャパン」(東京都千代田区、ライゾ・コントル・コルネーリア社長)が日本向けカスタマイズや機能拡張を行っている。
宮崎市内に本社を置く警備会社「セキュリティロード」は、宮崎、熊本、鹿児島県内に計10か所の営業所を展開する。500人余の警備員が交通誘導警備をメインに、イベント警備、施設警備、列車見張などの業務に従事している。
管制業務は6人で担当し、警備員からの出退勤報告を電話で受けていた。午前8時と午後5時前後に電話連絡が集中し、混雑のため一時的につながらくなったり、管制スタッフが業務関連の連絡事項をメモしきれないこともあった。こうした状況を受け、同社は管制業務の見直しを図るため勤怠システムの導入を検討、数ある製品の中からシナプテルを選んだ。
シナプテルは、事務所の管理者と現場の作業者の間で、正確な指示伝達や情報連携を実現するアプリだ。スマホなら広く利用されているモバイルアプリ「LINE(ライン)」で、携帯電話なら自動音声応答システム(IVR)とショートメッセージサービス(SMS)を利用して警備員の出退勤時刻登録や作業確認が可能になる。
同社がこのアプリを選んだ理由は、操作がシンプルで使いやすいことと、既存のシステムと連動でき給与計算・請求書作成の自動化が可能な柔軟性にあった。私物のスマホや携帯電話に専用アプリをインストールしなくてもよいことから警備員が抵抗なく導入できることも魅力だった。
2020年11月初旬、まず本社勤務の警備員15人が導入、12月中旬と1月中旬に追加導入し、現在計40人が利用している。今後はさらに増やしていく予定だ。設定方法や使い方については、シナプテル・ジャパンのサポートスタッフが訪問指導を行った。使い方がシンプルなため、高齢の警備員を含め問題なくマスターできたという。
シナプテル導入後は、警備員の上・下番時間に電話が鳴らなくなり、オフィス内が静かになった。警備員の動きは常時モニター上でチェックでき、今まで管制スタッフしか把握していなかった情報を社内で共有できるようになった。齊藤社長はシナプテル導入の成果を「警備員や管制の負担が軽減され、業務の効率化と正確性の両方を実現できた。空いた時間は営業活動や資料作成など他の業務に有効活用できます」と話す。
宮崎県では1月9日、新型コロナ第3波感染拡大の状況から県独自の緊急事態宣言が発令された。同社長は「シナプテルはスマホや携帯電話上で作業結果の入力ができるため、警備員は業務終了後、報告のために会社に戻る必要がなくなった。ソーシャルディスタンスを保ち、作業結果はスピーディーに社内で共有できるようになりました」と感染予防の効果も強調する。
今後は基幹システムと連動させ、賃金や請求金額の計算を自動化することを計画している。
警備保障タイムズより引用
記事内でも書かれている通り、スマホアプリのLINEで警備員の勤怠管理や、手配を効率よく行うことが出来る「Synaptel(シナプテル)」というサービスがあるようです。
シナプテルには、以下のような機能がつ搭載されているようです。
勤怠報告
スマートフォンから簡単なタッチ操作を行うだけで、自動的に時刻を報告、記録してくれます。
日々の上番、下番報告を大幅にすることが省略できます。
作業指示
翌日の作業指示をパソコン上で入力すると、ただちに対象警備員に指示内容が通知されます。
指示内容だけでなくルート等も表示してくれるようです。
報告書の作成
今まで手書きで行っていた報告書の作成が、スマートフォン一つでできるようになります。
報告書の提出のために会社による必要もありませんし、お客様のサインが必要な報告書も、手書きサインに対応しています。
アプリの雰囲気等は下の動画で確認することが出来ます。
今まで、紙や電話でやり取りしていた部分をスマホのアプリに切り替えることで無駄な部分を大幅に削減できるかと思います。
もちろん、スマホの操作に抵抗のある警備員さんもたくさんいるかと思いますので、慣れるまでは大変かと思いますが、記事で紹介されているセキュリティロードさんのように少しずつ導入していけば、社内の無駄な作業を削減できるかと思います。
30日間は無料で試したりすることも可能なようですので、興味のある方はシナプテル公式サイトをご確認ください。
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